Immobilienportfolio aufbauen und verwalten – Alles Wichtige im Überblick

Dieser Artikel schafft Klarheit, indem er zunächst allgemein das Konzept eines Portfolios definiert und dann darauf aufbauend die spezifischen Merkmale eines Immobilienportfolios herausarbeitet. Anschliessend werden die verschiedenen Typen von Immobilienportfolios erläutert und die Aufgaben im Management von Immobilienportfolios sowie die wichtigsten Stakeholder und Erfolgsfaktoren für eine effektive Steuerung eines Immobilienportfolios dargestellt.

Was ist ein Portfolio und welche Merkmale hat es?

Der Begriff «Portfolio» stammt aus der Finanzwirtschaft und bezeichnet eine Sammlung von ganz unterschiedlichen Vermögenswerten, die gemeinsam verwaltet werden, um eine möglichst hohe Rendite bei möglichst geringem Risiko zu erzielen. Ursprünglich wurde er vor allem in der Wertpapieranlage genutzt, hat sich jedoch auf zahlreiche Wirtschaftsbereiche ausgeweitet, darunter Projektmanagement, die strategische Unternehmensführung, die Produktentwicklung und eben auf die Immobilienwirtschaft.

Ein Portfolio zeichnet sich durch folgende Eigenschaften aus:

• Diversifikation:

Das Portfolio besteht aus mehreren Assets, um Risiken zu streuen und Erträge zu optimieren. Assets steht für Anlageklassen, etwa Aktien, festverzinsliche Wertpapiere, Immobilien, Rohstoffe oder Edelmetalle.

• Strategische Steuerung:

Die Zusammensetzung und Entwicklung des Portfolios erfolgt bewusst und wird an langfristigen Zielen ausgerichtet.

• Bewertung und Optimierung:

Portfolios werden fortlaufend analysiert, um den Bestand effizient zu verwalten und die Performance zu verbessern.

Was ist ein Immobilienportfolio?

Diese Grundgedanken liegen auch dem Immobilienportfolio zugrunde. Der Begriff des Immobilienportfolios bezieht sich auf die Gesamtheit der Immobilien, die von einer Institution, einem Unternehmen oder einem Investor gehalten und zur Erfüllung einer vorher definierten Aufgabe spezifisch gesteuert werden. Es unterliegt denselben strategischen Steuerungsprinzipien wie andere Portfolio-Typen. Allerdings sind die besonderen Charakteristika der Immobilienwirtschaft zu berücksichtigen. So sind Immobilienportfolios oft historisch gewachsen oder haben sich langfristig entwickelt. Im Gegensatz zu anderen Anlageklassen unterliegen sie den spezifischen Gegebenheiten des Immobilienmarktes. Das heisst unter anderem, sie sind nicht liquide und können nicht schnell gekauft oder verkauft werden. Auch binden sie in hohem Masse Kapital und erfordern laufende mitunter hohe Investitionen, um funktionstüchtig zu bleiben oder ihren Wert zu erhalten. Dies erfordert Weitsicht und eine langfristige Perspektive. Daher kommt dem strategischen, das heisst ganzheitlichen und strategischen Immobilienportfolio-Management eine besondere Rolle zu.

Das Immobilienportfolio: Definition, Merkmale und Management

Ein Immobilienportfolio ist eine Sammlung von Immobilien, die als wirtschaftliche Einheit betrachtet, strategisch verwaltet und mit Blick auf ihren Zweck laufend optimiert werden. Die Objekte können unterschiedliche Nutzungsarten haben und sich an verschiedenen Standorten befinden. Ein Immobilienportfolio besteht definitionsgemäss aus mindestens zwei Objekten. Ein kleines Immobilienportfolio umfasst ca. 10 bis 100 Objekte, ein mittleres Immobilienportfolio umfasst ca. 100 bis 1'000 Objekte und ein grosses Immobilienportfolio umfasst mehr als 1'000 Objekte. Erst durch den Vergleich und die strategische Verwaltung mehrerer Immobilien entstehen Synergien und Optimierungspotenziale.

Ein Immobilienportfolio kann «heterogen», also aus verschiedenen Gebäudetypen zusammengesetzt, oder «homogen», also aus ähnlichen Gebäudetypen zusammengesetzt sein. Beispiel für ein heterogenes Immobilienportfolio ist etwa das Immobilienportfolio eines grossen produzierenden Unternehmens, welches Büros, Produktions- und Lagenhallen besitzt. Beispiel für ein homogenes Immobilienportfolio wäre zum Beispiel eine Wohnungsbaugesellschaft oder eine Wohnbaugenossenschaft, welche eine Vielzahl von Mietwohnungen unterschiedlicher Grösse ihr Eigen nennt. Immobilienportfolios werden aktiv bewirtschaftet, um wirtschaftliche, soziale oder ökologische Ziele zu erreichen. Dabei spielen Faktoren wie strategische Steuerung, wirtschaftliche Bedeutung, Lebenszyklusorientierung und Nachhaltigkeitsaspekte eine wesentliche Rolle.

Das Management eines Immobilienportfolios umfasst verschiedene Prozesse und Massnahmen zur datenbasierten Entscheidungsfindung, Optimierung der Flächennutzung, Wertsteigerung durch gezielte Investitionen, Kostensenkung durch Effizienzsteigerung sowie Risikomanagement und Nachhaltigkeitsstrategien. Gerade die Nachhaltigkeit stellt besondere Herausforderungen an Immobilienportfolios. So müssen in den kommenden Jahren sehr hohe Investitionen getätigt werden, um den eigenen Gebäudebestand klimafreundlich umzubauen und die klimaschädlichen CO₂-Emissionen zu reduzieren. Um dies wirtschaftlich hinzubekommen, ist es dabei sehr wichtig zu verstehen, mit welcher Investition der grösste emissionsreduzierende Effekt erzielt werden kann.

Ein erfolgreiches Immobilienportfolio-Management erfordert eine durchdachte Strategie, kontinuierliche Anpassungen und eine langfristige Perspektive, um die im Immobilienportfolio enthaltenen Gebäude zukunftssicher zu gestalten.

Immobilienportfolio aufbauen: Portfoliotypen in der Immobilienwirtschaft

Immobilienportfolios können aus ähnlichen Immobilientypen aufgebaut sein. Dann spricht man von einem homogenen Immobilienportfolio. Oder sie können eine Vielzahl unterschiedlicher Gebäudetypen aufweisen. Dann spricht man von einem heterogenen Immobilienportfolio.

Grundsätzlich lassen sich Immobilienportfolios nach ihrer Nutzung in die unterschiedlichen Typen unterteilen. Im Bereich der Wirtschaftsimmobilien etwa die folgenden:

• Büroimmobilien (z. B. Unternehmenszentralen, Co-Working-Spaces)
• Logistikimmobilien (z. B. Distributionszentren, Lagerhallen)
• Einzelhandelsimmobilien (z. B. Shoppingcenter, Fachmarktzentren)
• Corporate Real Estate (z. B. Werksstandorte, Unternehmensimmobilien)
• Hotelimmobilien (z. B. Stadthotels, Resorts)
• Wohnimmobilien (z. B. Mietshäuser, Wohnanlagen)
• Gesundheits- und Bildungsimmobilien (z. B. Klinken, Spitäler und Pflegeeinrichtungen oder Universitäten, Forschungsinstitute und Industrieparks)

Vielfach kommt es vor, dass ein Immobilienportfolio nicht homogen zusammengesetzt ist, sondern dass es sich aus verschiedenen Immobilien zusammensetzt. Heterogene Immobilienportfolios sind im Regelfall bei Städten und Gemeinden anzutreffen. Schon bei einer mittleren Gemeinde sind es meist mehr als 10 und schnell bis 100 ganz unterschiedliche Gebäude und Liegenschaften, die bewirtschaftet werden müssen. Die Immobilienportfolios sind oft historisch gewachsen und dienen einer Gemeinde dazu, ein breites Spektrum öffentlicher Dienstleistungen anzubieten. Ein kommunales Immobilienportfolio enthält Schulhäuser, Bürogebäude, Versammlungs- und Sporthallen, Wirtschaftsgebäude für den Unterhalt der öffentlichen Infrastruktur und viele mehr. Immobilienportfolios lassen sich auch nach ihrer geografischen Verteilung gliedern oder nach der Art des Vermögenswertes, den sie für den Eigentümer darstellen. Etwa, wenn eine Gemeinde sowohl Funktionsimmobilien hat, mit denen sie Leistungen für ihre Einwohner erbringt, als auch Bürogebäude, die als Renditeimmobilien fremd vermietet sind. Für die strategische Steuerung wird man solch heterogene Immobilienportfolios in Teilportfolios einteilen und zunächst separat betrachten. Ohne eine geeignete Softwarelösung ist es schwierig, den Überblick zu behalten – wenn nicht sogar unmöglich.

Weitere Beispiele für heterogene Immobilienportfolios sind Kliniken, Spitäler und Pflegeeinrichtungen oder Universitäten, Forschungsinstitute und Industrieparks. Deren Immobilienportfolios haben hohe Nutzeranforderungen, sind von hoher baulicher Qualität und zugleich stark räumlich limitiert, weil Um- und Ausbau lange dauern würden und teuer sind oder die erforderlichen Erweiterungsflächen einfach nicht vorhanden sind. Das heisst, solche Immobilienportfolios können sich nicht beliebig ausdehnen oder die bestehende Ausdehnung nicht (mehr) ohne weiteres finanzieren. Bei diesen Immobilienportfolios kommt es darauf an, die vorhandenen Gebäude flexibel zu entwickeln und sie an die jeweiligen Nutzungen anzupassen. Damit das erfolgreich umgesetzt werden kann, ist es erforderlich, den Zustand eines jeden Gebäudes genau und jederzeit zu kennen und Informationen darüber zu haben, wie hoch der jeweilige Instandsetzungsbedarf pro Bauteil ist. Fortgeschrittene Softwarelösungen können diese Informationen bereitstellen.

Aufgaben im Immobilienportfolio-Management

Das Immobilienportfolio-Management umfasst die strategische Planung, die Optimierung der Nutzung und Kosten sowie die Steuerung von Investitionen und Desinvestitionen. Es beinhaltet Massnahmen zum Risikomanagement, zur Werterhaltung und zur Integration nachhaltiger Ansätze. Angesichts der Komplexität der Aufgabenstellung spielt die digitale Transformation im Management von Immobilienportfolios eine zentrale Rolle, da sie datenbasierte Entscheidungen ermöglicht, Prozesse effizienter zu gestalten und Risiken zu minimieren. Man bedenke, dass das Immobilienportfolio für eine Stadt oder Gemeinde oft nicht nur deren grössten Vermögenswert darstellt, sondern das zentrale Werkzeug ist, um ein ganzes Bündel an kommunalen Dienstleistungen für seine Bürger zu erbringen.  Entscheidungen darüber, welches Gebäude wann saniert, ersetzt oder verkauft werden sollen, sollten daher fach- und zeitgerecht getroffen und transparent und verständlich dokumentiert werden. Dies ist ohne eine zeitgemässe digitale Softwarelösung nicht möglich.

Stakeholder von Immobilienportfolios

Ein Immobilienportfolio betrifft verschiedene Akteure mit unterschiedlichen Interessen. Eigentümer, darunter Städte, Unternehmen und Investoren, tragen die finanzielle Verantwortung und treffen strategische Entscheidungen. Nutzer, wie Mieter, Mitarbeiter oder Kunden, sind auf die Bereitstellung von bedarfsgerechten Räumlichkeiten angewiesen. Immobilienportfolio-Manager sind für die Steuerung und Optimierung des gesamten Immobilienportfolios verantwortlich.

Die Funktion des Immobilienportfolio-Managers ist sehr spezifisch. Sie unterscheiden sich von Asset Managern, die sich auf Einzelobjekte konzentrieren, Property Managern, die das operative Objektmanagement übernehmen, und Facility Managern, die für das technische und infrastrukturelle Gebäudemanagement zuständig sind. Der Immobilienportfolio-Manager hat das gesamte Immobilienportfolio im Blick und sorgt für den langfristigen Werterhalt, die zeitgemässe Entwicklung des Immobilienportfolios im Einklang mit den gültigen Rahmenbedingungen und gewährleistet, dass das Immobilienportfolio seinen Zweck jederzeit erfüllt. Immobilienportfolio-Manager ist eher eine Funktionsbezeichnung als eine Berufsbezeichnung.

Als Immobilienportfolio-Manager fungieren in einer Stadt oder in einer Gemeinde oft Architekten, Hochbauverantwortliche oder Liegenschaftsverantwortliche. In einem Spital ist es eher der Technische Direktor oder der kaufmännische Direktor. In einem Unternehmen ist es vielleicht der Real Estate Manager. Alle haben gemeinsam, dass sie das Immobilienportfolio bestmöglich steuern müssen und dazu eine geeignete Softwarelösung benötigen.

Erfolgsfaktoren im Immobilienportfolio-Management

Eine klare Strategie, datenbasierte Entscheidungsfindung, Nachhaltigkeitsintegration und effiziente Prozesse sind wesentliche Erfolgsfaktoren im Immobilienportfolio-Management. Für das Corporate Real Estate Management (CREM) sind die Optimierung der Flächennutzung, die Integration von Immobilien in betriebliche Prozesse und eine hohe Flexibilität entscheidend. Im Real Estate Investment Management (REIM) stehen die Wertsteigerung durch gezielte An- und Verkäufe, die Optimierung der Rendite-Risiko-Struktur sowie die Berücksichtigung von ESG-Kriterien im Fokus.

Ein erfolgreiches Immobilienportfolio-Management erfordert eine strategische Steuerung, eine nachhaltige Optimierung und eine effiziente Verwaltung. Die Digitalisierung spielt hierbei eine entscheidende Rolle, indem sie Transparenz schafft, datenbasierte Entscheidungen ermöglicht und Prozesse optimiert. Ohne geeignete digitale Werkzeuge wird es zunehmend schwieriger, komplexe Immobilienportfolios effizient zu managen.

Stratus: Softwarelösung für professionelles Immobilienportfolio-Management

Die Stratus-Methode wurde vor rund 40 Jahren von Basler & Hofmann entwickelt, um das Immobilienportfolio der Stadt Zürich strategisch zu managen. Stratus ist bei der grössten Schweizer Stadt heute noch im Einsatz. Stratus wurde kontinuierlich weiterentwickelt und ist als leistungsstarke Softwarelösung verfügbar, die speziell für das strategische Management von Immobilienportfolios entwickelt wurde. Stratus kann homogene Immobilienportfolios ebenso wie heterogene Immobilienportfolios managen und deckt alle Portfoliotypen ab. Die Software ist besonders geeignet für Unternehmensimmobilien, Gesundheits- und Bildungsimmobilien (wie Klinken, Spitäler und Pflegeinrichtungen oder Universitäten, Forschungsinstitute und Industrieparks), sowie für Wohnimmobilien.

Mit Stratus können Eigentümer und Immobilienportfolio-Manager ihre Bestände strukturiert analysieren, Investitionen gezielt planen und nachhaltige Strategien umsetzen. Die Softwarelösung unterstützt Eigentümer von Immobilienportfolios dabei, die Herausforderungen der Zukunft proaktiv anzugehen und Immobilienbestände effizient und wirtschaftlich zu verwalten. Damit wird Stratus zu einem unverzichtbaren Werkzeug für alle Akteure, die ein professionelles Immobilienportfolio-Management betreiben wollen.